NAAM / ADRES / VOORWERP EN ACTIVITEITEN / DUUR

§1    Het intern reglement, overeenkomstig de artikelen van de statuten van de VABF vzw (“Vereniging”) heeft tot doel de toepassing van deze statuten te verduidelijken en de procedures uit te werken.
§2    Om het doel en voorwerp te realiseren, kan de Vereniging stakeholders toelaten deel te nemen aan de activiteiten. 
§3    Stakeholders kunnen ereleden, oud-leden, medewerkers van leden of derden zijn.
§4    Om als erelid te worden erkend moeten kandidaten:
-    minstens tien (10) jaar lid van de Vereniging zijn geweest;
-    zich als lid verdienstelijk hebben ingezet voor de werking van de Vereniging;
-    te worden voorgedragen door minstens twee leden.
§5    Het erelid dat in het verleden de functie heeft opgenomen van voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester of secretaris zal de titel dragen van respectievelijk ere-voorzitter, ere-ondervoorzitter, ere-penningmeester en ere-secretaris.
§6    De aanvaarding van een erelid en/of de toekenning van een erefunctie gebeurt bij besluit van het bestuursorgaan. Hiertegen is geen beroep mogelijk.
§7    Om als oud-lid (alumni) te worden erkend moeten kandidaten:
-    Minstens drie (3) jaar lid van de Vereniging zijn geweest;
-     niet langer voldoen aan de voorwaarden als lid.
§8    Om als medewerker  te worden erkend moeten kandidaten:
-     Als werknemer ingeschreven zijn bij een lid van de Vereniging.
-    Te zijn gesteund door de werkgever van die medewerker.
§9    De aanvaarding van een ere-lid en alumni gebeurt bij besluit van het bestuursorgaan. Hiertegen is geen beroep mogelijk.
§10    Het lidgeld en/of de bijdragen voor de deelname aan de activiteiten  van de Vereniging door ereleden, oud-leden, medewerkers van leden en van derden worden vastgelegd door het bestuursorgaan, en voorgelegd op de gewone Algemene Vergadering.
§11    Het lidgeld en/of de bijdragen voor de deelname aan de activiteiten  is steeds ten persoonlijke naam ongeacht aan wie de factuur gericht is. Het lid blijft persoonlijk aansprakelijk voor de stipte betaling van het lidgeld en/of deelnamerecht.
§12    Elk lid van de Vereniging dat ook lid is van het het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants, het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, de Orde van Advocaten, de Kamer van Notarissen of een gelijkaardig instituut, dient het volledige lidgeld en/of de bijdragen voor de deelname aan de activiteiten te betalen. Voor nieuwe leden kan het bestuursorgaan beslissen om het lidgeld en/of de bijdragen voor de deelname aan de activiteiten pro rata te verminderen.
§13    Het bestuursorgaan kan een verminderde bijdrage voor de deelname aan de activiteiten toekennen aan toegetreden leden, ereleden, oud-leden en medewerkers van leden. Deze verminderde lidgelden en/of bijdragen worden jaarlijks voorgelegd op de gewone Algemene Vergadering.
§14    Het lid en de werkgever blijven beiden aansprakelijk voor de bijdragen voor de deelname aan de activiteiten van hun medewerkers. De bijdragen voor de deelname aan de activiteiten  voor medewerkers is strikt persoonlijk en ondeelbaar verschuldigd voor een jaar door het lid of de werkgever. De bijdrage voor medewerkers die van werkgever veranderen in de loop van het jaar worden niet aangepast.
 

INTERN REGLEMENT / COMMUNICATIE

LEDEN

§15    Het bestuursorgaan delegeert haar bevoegdheid voor het aanvaarden van nieuwe leden aan de het kernbestuur of bijzondere werkgroep. 
§16    De Werkgroep Aanvaarding vermeldt in de agenda van elke vergadering van het bestuursorgaan alle wijzigingen (toetredingen, ontslagen, …) sinds de vorige vergadering van het bestuursorgaan, en voegt alle bijlagen bij.
§17    Een aanvraag tot toetreding van een lid dient minstens te omvatten:
-    een aanvraag gericht aan het bestuursorgaan en/of registratie op de website van de Vereniging; waaruit blijkt dat hij aan de voorwaarden om lid te worden voldoet 
-    een curriculum vitae.
Het ontbreken van een curriculum vitae kan geen aanleiding zijn tot niet-aanvaarding. 
§18    Leden die zich kandidaat stellen voor een verkiesbare functie bij één van de nationale instituten zullen pas ondersteund worden door de Vereniging, indien deze leden een actief lidmaatschap hebben van minstens drie jaar. Deze ondersteuning bestaat uit kenbaar making bij de leden van hun kandidatuurstelling, alsook beperkte financiële ondersteuning door bijdragen aan de verschillende overlegorganen, na goedkeuring van dit beding door het bestuursorgaan.
 

AANGESLOTEN LEDEN

§19   Overeenkomstig art. 13 van de statuten kan het intern reglement de aanvaarding van aangesloten leden zonder stemrecht regelen. 

§20   Aangesloten leden zijn stagiairs van de beroepsgroepen die vermeld zijn in art. 8 van de statuten. 

§21   De modaliteiten van aanvraag lidmaatschap, ledenbijdrage, ontslag en uitsluiting voor de aangesloten leden zijn dezelfde als voor de effectieve leden, zoals geregeld in de statuten en het intern reglement.

ALGEMENE VERGADERING

§22   De Secretaris brengt op de gewone Algemene Vergadering een overzicht van de activiteiten van de Vereniging en stelt hiervan een verslag op.
§23    De Penningmeester brengt op de gewone Algemene Vergadering een overzicht van financiële toestand en de begroting van de Vereniging en stelt hiervan een verslag op.
§24    Om de individuele controlebevoegdheid van de leden te ondersteunen, wordt een Werkgroep Financiën opgericht bestaande uit twee leden, Kastoezichters genaamd. Zij hebben als taak een jaarlijks nazicht te doen van alle boekhoudkundige en financiële documenten de inschrijving ervan in de boekhouding van de vereniging.
§25    De Kastoezichters brengen hiervan jaarlijks verslag uit op de gewone Algemene Vergadering van de Vereniging.
§26    Het verslag van de Secretaris, het verslag van de Penningmeester en het verslag van de Kastoezichters wordt bij de notulen van de gewone Algemene Vergadering gevoegd.
 

BESTUURSORGAAN

§27    Het bestuursorgaan is een collectief orgaan dat in haar interne werking de mening van alle leden respecteert, doch dat naar buiten als een enkele entiteit optreedt in lijn met de genomen besluiten.
§28    De rol van de Voorzitter is het vastleggen van de agenda, waarbij elk lid de mogelijkheid heeft, binnen het tijdsbestek door de Voorzitter of de toepasselijke reglementen vastgelegd, een of meerdere punten op de agenda te plaatsen. De Voorzitter staat tevens borg voor het goede verloop van de vergaderingen waarbij elk lid de mogelijkheid wordt geboden zijn mening uiteen te zetten. Punten die binnen het tijdsbestek niet meer kunnen behandeld worden, worden naar de volgende vergadering doorverwezen.
§29   Vertrouwelijkheid is fundamenteel. De bestuurders bewaren de absolute vertrouwelijkheid van de in het bestuursorgaan gevoerde besprekingen.
§30    Integriteit is fundamenteel, zowel in de relaties onder de bestuurders binnen en buiten het bestuursorgaan, als in de relatie met de leden van de Vereniging.
§31    De bestuurders begrijpen dat het bestuursorgaan besluiten moet maken die soms het gevolg zijn van afwegingen. Dergelijke besluiten zullen steeds worden gemaakt met het belang van de Vereniging voor ogen; niet met het belang van bestuursleden of individuele leden van de Vereniging.
§32    Een bestuurder zal geen externe processen in gang zetten die niet vooraf door het bestuursorgaan zijn goedgekeurd. Nuttige informatie door een bestuurder verkregen zal steeds met alle leden worden gedeeld.
§33    De ereleden met een functie als ere-voorzitter, ere-ondervoorzitter, ere-penningmeester of ere-secretaris worden uitgenodigd op elke vergadering van het bestuursorgaan. Ze hebben geen stemrecht, maar een adviserende stem.
§34    Het bestuursorgaan kan te allen tijde werkgroepen vormen teneinde het doel van de Vereniging vlotter te kunnen realiseren. Alle leden mogen lid worden van een werkgroep, maar als iemand drie keer na elkaar niet aanwezig kan zijn, zonder geldige reden en zonder verontschuldiging, kan  deze persoon geschrapt worden als lid van deze werkgroep.
§35    Het bestuursorgaan beslist dat bepaalde onkosten van de Bestuurders mogen worden aangerekend aan de Vereniging. Het gaat om o.a. verplaatsingskosten, onder meer voor de deelname aan werkgroepen, consultatieve commissies en overlegcomités, tenzij de kosten terugbetaald worden door een instituut. De vergoeding wordt jaarlijks vastgelegd door het bestuursorgaan. De afstand wordt berekend van het persoonlijk adres (dat geregistreerd staat op de website van de Vereniging), heen en terug, naar de plaats van de activiteit. Deze vergoeding komt niet in aanmerking voor kosten die gemaakt worden voor raadsvergaderingen en seminaries waarvoor men een attest kan voorleggen. Aanvragen moeten per factuur of onkostennota ingediend worden bij de Voorzitter, binnen het werkjaar waaraan de Vereniging verantwoording geeft aan haar leden.
§36    Het bestuursorgaan kan een vergoeding voor prestaties toekennen aan bestuurders en leden voor bijkomende prestaties die buiten de normale activiteiten van dat bestuurslid of lid plaatsvinden. De vergoeding wordt jaarlijks vastgelegd door het bestuursorgaan. Aanvragen moeten per factuur of onkostennota ingediend worden bij de Voorzitter, binnen het werkjaar waaraan de Vereniging verantwoording geeft aan haar leden.
 

DAGELIJKS BESTUUR

§37    Het dagelijks bestuur of Kernbestuur bestaat uit de Voorzitter, de Ondervoorzitter(s), de Secretaris en de Penningmeester, en worden gekozen door het bestuursorgaan uit haar bestuurders.
§38    De Voorzitter zit het bestuursorgaan en de algemene vergadering voor. Hij treft alle maatregelen voor het uitvoeren van de besluiten van de algemene vergadering, van het bestuursorgaan en van de speciaal opgerichte werkgroepen. Hij ondertekent alle besluiten en notulen. Hij vertegenwoordigt de Vereniging in en buiten rechte. Ter zake treedt hij alleen op. 
§39    De Ondervoorzitter staat de Voorzitter bij in zijn taak en vervangt hem van rechtswege bij afwezigheid of onbeschikbaarheid. Indien ook de ondervoorzitter verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door het oudste lid in leeftijd van het bestuursorgaan.
§40    De Secretaris is belast met het administratief werk van de vereniging. Hij zorgt voor de notulering van de beraadslaging en genomen besluiten in de vergadering van het bestuursorgaan. De notulen van de vergadering van het bestuursorgaan worden ondertekend door de Voorzitter van deze vergadering, de Secretaris en de bestuurders, die het wensen. Hij verzamelt de dossiers van de kandidaat-leden met het oog op hun voorlegging de Werkgroep Aanvaarding. Hij houdt de registers en lijsten van de leden van de Vereniging bij. Hij zorgt voor de praktische organisatie van de bijeenkomsten van de leden en/of de stakeholders. Hij houdt de informatie naar de buitenwereld en naar de leden bij en actualiseert deze. Deze werkzaamheden kunnen gedelegeerd worden aan andere bestuurders na akkoord van het bestuursorgaan. 
§41   De Penningmeester is belast met het uitvoeren van het financieel beheer volgens  de  richtlijnen van het bestuursorgaan. Hij voert onder meer de boekhouding, stelt de jaarrekening op, zorgt voor de financiële verslaggeving, bereidt de begroting voor en verzorgt de fiscale verplichtingen van de Vereniging. De Penningmeester geeft elke vergadering van het bestuursorgaan een overzicht en toelichting van de actuele financiële toestand van de Vereniging. Het bestuursorgaan bepaalt zijn volmachten en bevoegdheden rekening houdend met de hiervoor omschreven opdracht.
§42    Volmacht op de financiële rekeningen van de vereniging wordt verleend aan de Voorzitter en de Penningmeester. Het is evenwel enkel de Penningmeester die de betalingen uitvoert, tenzij om dringende redenen of afwezigheid van de Penningmeester. De Penningmeester kan enkel betalingen uitvoeren van “goedgekeurde” facturen of nota’s. Een “goedgekeurde” factuur of nota is een factuur of nota welke door de Voorzitter of de Ondervoorzitter bij afwezigheid van de Voorzitter, voor akkoord wordt ondertekend. Facturen of nota’s afkomstig van de Voorzitter of zijn kantoor, moeten evenwel goedgekeurd worden door een Ondervoorzitter.
§43   Het bestuursorgaan kan een vergoeding voor prestaties toekennen aan het kernbestuur voor bijkomende prestaties die buiten de normale activiteiten van dat bestuurslid plaatsvinden. De vergoeding wordt jaarlijks vastgelegd door het bestuursorgaan. Aanvragen moeten per factuur of onkostennota ingediend worden bij de Voorzitter, binnen het werkjaar waaraan de Vereniging verantwoording geeft aan haar leden.

VERTEGENWOORDIGING VAN DE VZW

BEGROTING & JAARREKENING

NETTO-ACTIEF BIJ VEREFFENING

OVERIGE BEPALINGEN

§ 44   Het bestuursorgaan kan werkgroepen en commissies installeren rekening houdende met de behoeften van de VZW binnen haar doel en voorwerp. Het bestuursorgaan bepaalt hun werking, die louter intern is.

§ 45  Op datum van de opmaak van dit reglement zijn er de volgende werkgroepen en commissies:

Interne commissies en werkgroepen

• Commissie Kwaliteit, Innovatie en IT
• Commissie Opleiding & Vorming
• Commissie aanvaarding
• Commissie bemiddeling (voorheen tucht)
• Commissie BAB/VABF (overkoepelend)
• Commissie BAB/VABF (opleidingen)
• Commissie BAB/VABF (begeleidingstraject)
• werkgroep jong VABF
• werkgroep kleine kantoren
• werkgroep Hogescholen Gent

Externe commissies

• Consultatieve commissie
• VZW I prof
• Overlegcomité BA+

§ 46 Daarnaast kan het bestuursorgaan een werkgroep tuchtadvies installeren bij elke noodwendigheid. Deze bestaat uit drie leden, aangeduid door het bestuursorgaan. Deze werkgroep heeft als doel advies te formuleren per voorgelegd probleem inzake een tuchtdossier dat behandeld wordt door het bestuursorgaan. Dit advies kan dan leiden tot een mogelijke sanctie ten aanzien van de leden in het betrokken dossier.